על פי הדימוי המקובל, 
ארכיונאים הם אנשים מוזרים שעובדים במרתפים המכילים מסמכים ישנים עם ריח מעופש. (הדימוי שגוי, אבל זה לפעם אחרת.)
אתם לא ארכיונאים ולכן אתם לא חושבים שיש משהו בארכיונאות שקשור לחיים שלכם.
אתם טועים.
יום אחד, או שזה כבר קרה, אתם תטפלו בעזבון של מישהו – קרוב משפחה, מכר, קולגה – ובמקום לזרוק את הכל לפח יהיה חשוב לכם, או למישהו אחר, שהמסמכים, התמונות והחפצים יישמרו למען הדורות הבאים.
במקרה כזה, הדבר היחיד שאתם צריכים לזכור הוא – "לא מפרקים תיקים!"
זוכרים?
עכשיו ההסבר.
בארכיונאות קיים עיקרון חשוב – עיקרון המוֹצָא.
העיקרון הזה קובע שהחומר הארכיוני יישמר בארכיון באותה צורה שבה שמר אותו האדם שאסף אותם.
בארכיונאות, האדם או המוסד שמסמכיו נמסרו לארכיון נקרא "הגוף היוצר". הוא מי שיצר וצבר את החומר לפני שהועבר לארכיון.
למה חשוב עיקרון המוֹצָא?
צפיה בפריט ארכיוני שנשמר בצורת הארגון המקורית, מאפשרת הבנה של ההקשרים בין הפריטים.
פתק "לדבר עם הגזברית!" ליד תדפיס חשבון בנק ועליו שורות מסומנות באדום, מעיד על כך שהכותב התכוון לדבר עם הגזברית על תדפיס חשבון הבנק. השלכת הפתק לפח (כי מה כבר חשוב פתק עם שלוש מלים?) גורמת לאבדן ההקשר של השורות המסומנות בתדפיס חשבון הבנק.
מעטפה שבה מכתב ותמונה – מאפשרים מבט רחב על התמונה, על תאריכים, השולח, הנמען, תוכן התמונה, רגשות, אירועים ועוד.
זריקת המעטפה לפח, שמירת התמונה בתיק "תמונות" ושמירת המכתב בתיק "מכתבים", גורמת לאבדן ההקשר הרחב של המכתב והתמונה.
יכול להיות כי בעיניכם הסידור המקורי יהיה לא הגיוני או לא מקשה על חיפוש בעתיד. אך זו הדרך בה יוצר החומר ניהל את חייו או את עסקיו. הסידור המקורי מלמד משהו על הגוף היוצר גם מעבר לכתוב במסמכים.
יכול להיות כי במבט שני או שלישי תלמדו אתם, או החוקרים שישתמשו בחומר, משהו על מהות הגוף היוצר מתוך הדרך שבה קובצו המסמכים בתיקים (או המגרות) המקוריים.
לכן, אם קיבלתם לידכם עיזבון של אדם או של ארגון, השאירו אותו כפי שהוא אורגן במקור. אם אתם מארגנים אותו כדי להציגו לעולם באיזושהי צורה, מצאו דרך לסמן ולרשום את הפריטים השונים כדי להקל על מציאתם. יחד עם זאת שמרו על הארגון כפי שהיה במקור וכך הוא יביא תועלת אמיתית בעתיד הקרוב או הרחוק.
זכרו – לא מפרקים תיקים!
——
תודה לנאוה איזין, המרצה שלי לארכיונאות, על ההערות לפוסט.
מקור תמונת התיק – אתר האינטרנט של ארכיון המדינה